Tijdens het inschrijven van je onderneming bij Staffable vragen we om een aantal gegevens en documenten. We snappen dat je misschien niet precies weet wat dit zijn, waar je ze kunt vinden of hoe je ze moet aanleveren. Daarom hebben we alles even overzichtelijk voor je op een rijtje gezet.
Handtekening voor digitaal ondertekenen
We hebben de handtekening van de contactpersoon nodig om documenten digitaal te kunnen ondertekenen. Hoe aanleveren?
Hoe lever je dit aan?
Er is geen vast format voor het aanleveren van je handtekening. Het belangrijkste is dat we een hoge resolutie afbeelding ontvangen met een effen witte achtergrond. De makkelijkste manier is om je handtekening op papier te zetten en deze in te scannen. Dit mag zowel in zwarte als blauwe inkt. Stuur het bestand vervolgens naar ons op in een gangbaar formaat, zoals .jpg of .png.
Grootboekrekeningschema (indien gewenst)
Dit is een lijst van boekhoudcodes die je gebruikt om je financiële administratie te structureren. Met jouw grootboekcodes zorgen we dat de loonjournaalposten aansluiten bij je bestaande administratie. Heb je hier geen behoefte aan? Dan houden we standaard codes aan.
Let op:
Voor kleine bedrijven waar de boekhouding handmatig wordt verwerkt, is dit vaak niet nodig.
Gegevens van je boekhoudpakket
Gebruik je een boekhoudprogramma? Laat ons weten welk pakket je gebruikt en geef ons de benodigde informatie, zoals inloggegevens of een API-key (toegangssleutel), als je wilt dat we een automatische koppeling instellen. Wij controleren of jouw boekhoudpakket geschikt is voor een koppeling en informeren je over de mogelijkheden.
Let op:
Voor kleine bedrijven waar de boekhouding handmatig wordt verwerkt, is een koppeling vaak niet nodig.
Je loonheffingennummer
Het loonheffingennummer is een uniek nummer dat je van de Belastingdienst hebt ontvangen om loonheffingen af te dragen. Dit nummer heb je nodig zodra je medewerkers of zzp’ers in dienst neemt. Bij het aanmelden als werkgever heb je dit nummer moeten aanvragen bij de Belastingdienst.
Waar vind je je loonheffingsnummer?
Je vindt dit op de brieven van de Belastingdienst. Ook in je eigen personeelsadministratie kun je het nummer terugvinden, omdat het verplicht is om dit op elke loonstrook van je medewerkers te vermelden.
De sectorcode van je bedrijf
De sector waarin je werkt bepaalt belangrijke zaken, zoals de pensioenregeling en premies voor sociale verzekeringen. Twijfel je? Dan kan je de SBI code opzoeken waar je bedrijf onder valt, deze laat zien onder welke branche je valt.
Waar vind je de sector van je bedrijf?
Log in op Mijn KVK om je bedrijfsgegevens te bekijken. Hier zie je ook de SBI-code(s) die bij je bedrijfsactiviteiten horen. De SBI-codes staan ook op het uittreksel van je inschrijving bij de KVK.
De WHK-beschikking (Werkhervattingskas)
Een jaarlijkse brief van de Belastingdienst waarin staat hoeveel premie je betaalt voor arbeidsongeschiktheid en ziekte van je medewerkers.
Waar vind je je WHK-beschikking?
De WHK-beschikking ontvang je meestal aan het einde van het jaar. Heb je deze niet bij de hand? Vraag dan een kopie op bij je boekhouder of de Belastingdienst.
Extra vergoedingen of kosten
Heb je met één of meerdere medewerkers afspraken gemaakt over extra vergoedingen? Geef deze aan ons door, ook als je twijfelt of ze van toepassing zijn. Enkele voorbeelden van zulke vergoedingen zijn:
- Reiskostenvergoeding of leaseauto
- Onkostenvergoeding
- Bonus of prestatievergoeding
- Vergoeding voor zakelijke telefoongebruik
- Andere financiële of materiële voordelen
Laatste loonstrook van je medewerkers
Een kopie van de meest recente loonstrook van je medewerkers helpt ons om hun huidige salaris en secundaire arbeidsvoorwaarden correct over te nemen.
Waar vind je dit?
Dit is meestal te vinden in hun salarisadministratie of via het programma waarmee je de lonen verwerkt.
